Der Landesdienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg. Dieser wird seit dem 01.01.2014 am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben und ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen.

Der Dienst ist nicht geeignet zur Speicherung personenbezogener Daten.

Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung.

Nutzungsbedingungen bwSync&Share

Will eine Einrichtung den Dienst bwSync&Share ihren Nutzern bereitstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Dienst ist an bwIDM angeschlossen, daher muss die Einrichtung als Heimatorganisation, d.h. als Identity Provider (IdP) der bwIDM-Föderation beitreten. Weitere Details dazu siehe unter www.bwidm.de/dienste und www.bwidm.de/teilnahme/heimatorganisation.
  • Explizite Autorisierung der Heimateinrichtung: Die Einrichtung muss das unterzeichnete Formular mit den Teilnahmebedingungen für bwSync&Share an das KIT senden
    (Dazu bitte das unterschrieben Formular einscannen und per E-Mail an die Adresse bwsyncandshare@scc.kit.edu senden).

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Nutzer der Einrichtung den Dienst entsprechend den im Folgenden beschriebenen Verfahren bzgl. „Registrierung“ und „Zugang“ verwenden.

Leistungen und Nutzerkreis

Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der es Mitarbeitern und Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg ermöglicht, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Dazu werden die Daten auf den Speichersystemen des KIT gespeichert. 

Der Datenzugriff kann mit Hilfe von Sync&Share-Clients, welche für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple iOS und Android verfügbar sind, sowie plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich machen.

Durch die Integration von OnlyOffice, einem Online-Editor vergleichbar mit Google Docs, können über die Webschnittstelle auch ohne Installation einer Office-Suite auf dem Endgerät Office-Dokumente bearbeitet werden. Über das Synchronisieren und Teilen von Dateien hinaus ist damit auch ein gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien möglich.

Weitere Informationen zur Handhabung des Dienstes finden Sie auch im Nutzerhandbuch.

Registrierung

Um den bwSync&Share-Dienst verwenden zu können, müssen sich Nutzer zunächst für den Dienst registrieren. Die Registrierung erfolgt über eine Webschnittstelle, die unter https://bwidm.scc.kit.edu zu erreichen ist.
Weitere Informationen zur Registrierung finden Sie im Nutzerhandbuch.

Zugang

Nach erfolgreicher Registrierung erreichen Sie den Dienst unter https://bwsyncandshare.kit.edu/.

Abbestellung und Deprovisionierung

Der Benutzer kann den Dienst über die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu selbst abbestellen und sein Konto wird damit für den Dienst bwSync&Share deregistriert.

Eine automatische Deregistrierung erfolgt außerdem, wenn das Benutzerkonto in der lokalen Benutzerverwaltung der Heimatinstitution nicht mehr aktiv ist oder wenn das lokale Benutzerkonto das Recht (Entitlement) zu Nutzung von bwSync&Share verloren hat.

Wenn für das Konto eines Nutzers keine gültige Registrierung mehr vorliegt, wird die Deprovisionierung des Kontos und der Daten gestartet.

Weitere Informationen zur Deprovisionierung finden Sie auf der Seite Deprovisionierung

Datenschutz

Bei der Registrierung für den bwSync&Share-Dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mailadresse
  • Heimateinrichtung
  • Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)
  • Status des Nutzers (Studierende, Mitarbeiter, Gast)

Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den bwSync&Share Dienst übertragen.

Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden beachtet.

Es gelten die Regeln der 'Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation' (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie
(abzurufen unter http://www.kit.edu/downloads/AmtlicheBekanntmachungen/2013_AB_036.pdf).

Speicherplatz

Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 25 GB beschränkt.

Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzer und der Dienstinfrastruktur des KIT erfolgt verschlüsselt. Die abgespeicherten Daten werden unverschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des KIT abgelegt.

Der Datenzugriff ist beschränkt auf:

  • Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat.
  • Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden Zugriffsrechten autorisiert hat.

Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht.

Verfügbarkeit

Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der Servicezeit (werktags von 09.00 bis 17.00 Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante Dienstunterbrechungen (z.B. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von fünf Tagen angekündigt.

Hinweis: Informationen über geplante Wartungsarbeiten und weitere Informationen, z.B. über neue Client-Versionen, sind auf der Statusseite des Dienstes unter der Adresse http://status.bwsyncandshare.kit.edu/ abrufbar.

Support

Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, wird Sie ihr lokaler Helpdesk gerne unterstützen.

Abbestellung

Der Dienst kann über die Seite https://bwidm.scc.kit.edu abbestellt werden. Eine automatische Abbestellung erfolgt, sobald ein Benutzer seinen Account an der Heimateinrichtung verliert.